Politica de confidențialitate

1. Operatorul și datele de contact

2. Datele pe care le prelucrăm

Formular. Prelucrăm numele și prenumele, compania, adresa de e-mail de serviciu, dimensiunea echipei și serviciul solicitat. Numărul de telefon și mesajul liber sunt opționale. Când trimiți formularul, datele sunt transmise prin HTTPS către Netlify Forms. Netlify asigură preluarea formularului, filtrarea anti-spam și disponibilitatea în dashboardul proiectului; HAVOC IT poate primi și o notificare la office@havoc-it.ro, adresă administrată în Microsoft 365. Folosim datele numai pentru a răspunde și gestiona solicitarea B2B. Nu trimite parole sau date confidențiale prin formular.

Sursa solicitării. Dacă sunt prezente în adresa paginii, formularul atașează numai valorile utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_content și utm_term, împreună cu limba și calea paginii. Nu atașăm interogarea completă, fragmentul URL, adresa completă de referință sau identificatori din stocarea browserului.

E-mail și telefon. Pentru un e-mail direct prelucrăm adresa expeditorului, conținutul mesajului și datele tehnice necesare livrării prin Microsoft 365. Dacă ne sunați, prelucrăm numărul de telefon și putem crea note minime atunci când sunt necesare pentru solicitare. Nu înregistrăm apelurile.

WhatsApp. Prelucrăm numărul, informațiile de profil vizibile și conținutul pe care îl trimiteți numai după ce porniți canalul WhatsApp și ne transmiteți un mesaj. HAVOC IT nu creează exporturi ale conversațiilor. Tipul contului, copiile de siguranță, păstrarea la furnizor și sistemele conectate sunt încă în curs de verificare internă.

Găzduire și securitate. Netlify găzduiește site-ul, iar jurnalele tehnice de acces și securitate pot include adresa IP, data și ora cererii, calea solicitată, informații despre user agent și evenimente de securitate.

Statistici agregate. Pentru statisticile agregate despre traficul site-ului, singurul serviciu aprobat este Netlify Web Analytics. Atunci când este activ în proiect, serviciul calculează statisticile din jurnalele CDN Netlify, fără script de analiză în browser și fără cookie de analiză. Real User Monitoring și trackerele publicitare nu fac parte din configurația aprobată pentru această versiune. Orice activare viitoare necesită verificarea configurației și actualizarea acestei informări înainte de utilizare.

3. Scopuri și temeiuri

Temeiul art. 6 alin. (1) lit. (b) din GDPR se aplică numai când un profesionist ne cere măsuri pentru propriul potențial contract. Folosim atunci datele pentru a răspunde, a pregăti oferta și a face demersurile cerute înainte de contract.

Art. 6 alin. (1) lit. (f) din GDPR se aplică atunci când comunicăm cu reprezentanții companiilor. Interesul nostru legitim este să primim, să evaluăm și să gestionăm solicitarea B2B și să facem o urmărire limitată a discuției inițiate de reprezentant.

Art. 6 alin. (1) lit. (f) se aplică și valorilor UTM limitate, folosite pentru a identifica sursa solicitării și pentru raportare agregată la nivel de campanie. Art. 6 alin. (1) lit. (f) se aplică jurnalelor tehnice folosite pentru securitatea site-ului și serviciilor. Interesele legitime includ funcționarea procesului B2B, alocarea mai bună a conținutului și campaniilor, precum și securitatea și funcționarea serviciului.

Dacă solicitarea duce la un contract, putem păstra documentele necesare pentru obligații legale în baza art. 6 alin. (1) lit. (c) și pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unor drepturi în baza art. 6 alin. (1) lit. (f). În condițiile articolului 21 din GDPR, vă puteți opune prelucrărilor bazate pe interes legitim.

Nu vindem datele, nu înscriem automat solicitările în liste de marketing, iar solicitarea nu este consimțământ pentru marketing direct.

4. Caracter obligatoriu

Numele, compania, adresa de e-mail, dimensiunea echipei și serviciul sunt necesare pentru a evalua și răspunde util solicitării. Fără acestea este posibil să nu putem formula un răspuns relevant. Telefonul și mesajul sunt opționale.

5. Destinatari și furnizori tehnici

Solicitările pot fi accesate numai de personalul HAVOC IT care are nevoie de ele pentru răspuns, ofertă, livrare, administrare sau gestionarea unei cereri privind datele.

Netlify Forms este fluxul țintă pentru formulare: preia formularul, aplică filtrarea anti-spam și îl face disponibil în dashboardul proiectului. O eventuală notificare la office@havoc-it.ro este administrată în Microsoft 365. Activarea proiectului, stocarea transmiterilor, retenția efectivă, destinatarul notificărilor și configurația anti-spam rămân în curs de verificare operațională.

Microsoft 365 este serviciul confirmat pentru e-mailurile trimise direct la office@havoc-it.ro. Entitatea contractantă, lanțul de acorduri, localizarea datelor și păstrarea în tenant sunt încă în curs de verificare internă.

Netlify găzduiește site-ul și poate prelucra jurnale tehnice de acces și securitate necesare pentru livrarea, operarea și protejarea acestuia; entitatea furnizorului este Netlify, Inc. Entitatea contractantă, aplicabilitatea acordului public de prelucrare, traseul efectiv al transferurilor și păstrarea jurnalelor pentru contul HAVOC IT sunt încă în curs de verificare internă.

Când alegeți canalul WhatsApp și trimiteți un mesaj, WhatsApp Ireland Limited prelucrează utilizarea serviciului conform informării sale pentru SEE, care descrie transferuri internaționale legate de serviciu. Nu prezentăm WhatsApp ca fiind exclusiv o persoană împuternicită de HAVOC IT. Furnizorii de telefonie implicați în apeluri își prelucrează propriile date tehnice conform rolurilor și condițiilor aplicabile; identitatea și setările furnizorului HAVOC IT sunt încă în curs de verificare internă.

6. Transferuri internaționale și garanții

Folosirea acestor furnizori poate implica prelucrare și transferuri internaționale. Nu garantăm limitarea datelor la Uniunea Europeană.

Conform DPA-ului public Netlify, mecanismele descrise pentru transferuri restricționate includ Data Privacy Framework și, când acesta nu este disponibil, Clauze Contractuale Standard.

Conform documentației publice Microsoft, Clauze Contractuale Standard sunt disponibile prin DPA pentru servicii cloud incluse. Informarea WhatsApp pentru Spațiul Economic European descrie prelucrarea și transferurile internaționale legate de serviciu.

Aplicabilitatea contractuală a mecanismelor și configurațiilor HAVOC rămâne în curs de verificare internă; puteți cere informații despre garanții aplicabile la office@havoc-it.ro.

7. Păstrarea datelor

Solicitare neconvertită: păstrăm formularul, e-mailul, conversația WhatsApp sau nota telefonică timp de 12 luni de la ultimul contact semnificativ bilateral.

Dovezile contractuale: păstrăm numai dovezile necesare până la finalizarea contractului sau ultima prestație substanțială, după caz, plus 3 ani. Aceasta este o regulă HAVOC IT pentru riscul de pretenții, nu o perioadă legală universală.

Dovezi contabile: materialele care susțin efectiv o înregistrare financiar-contabilă se păstrează 5 ani calculați de la 1 iulie a anului următor anului financiar în care au fost întocmite. Excepția nu justifică păstrarea întregii cutii poștale sau a întregii conversații.

Microsoft 365 și WhatsApp: copiile controlate de HAVOC IT urmează categoria solicitării, contractului sau contabilă de mai sus; notele telefonice urmează aceeași regulă. Apelurile obișnuite nu generează implicit o notă.

Jurnale controlate de HAVOC și valori UTM: exporturile obișnuite pentru depanare se păstrează 30 de zile, iar dovezile documentate ale unui incident de securitate se păstrează 90 de zile după încheierea investigației. Pentru valori UTM brute, perioada este de cel mult 30 de zile, apoi ștergem sau agregăm ireversibil după transmiterea ori închiderea solicitării.

Evidența solicitărilor de confidențialitate: păstrăm evidența minimă timp de 3 ani după răspunsul final sau închidere, iar copii de identitate, dacă există, și conținutul în exces se șterg, în mod normal, în cel mult 30 de zile după închidere.

Configurația de cont privind retenția Netlify Forms, termenii contractuali aplicabili, transferurile, lista completă de subprocesatori și notificările este verificată operațional și nu este prezentată ca o valoare fixă fără dovadă de cont datată. Retenția reziduală la furnizor și copiile de siguranță sunt supuse criteriilor configurate sau documentate de acesta, iar perioada efectivă rămâne o verificare deschisă pentru Netlify, Microsoft 365, WhatsApp și furnizorul de telefonie; nu publicăm o perioadă specifică neverificată.

8. Drepturile persoanei vizate

În condițiile GDPR, puteți solicita accesul la date, rectificarea, ștergerea, restricționarea prelucrării și portabilitatea, unde este aplicabilă. Vă puteți opune prelucrării bazate pe interes legitim, inclusiv atribuirii UTM asociate solicitării.

Trimiteți cererea la office@havoc-it.ro. Răspundem fără întârzieri nejustificate și, în mod obișnuit, în termen de o lună de la primire; GDPR permite o prelungire legală de până la două luni suplimentare pentru complexitate sau număr de cereri, caz în care vă informăm despre prelungire și motive înainte de expirarea primei luni.

Puteți depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP).

9. Decizii automate

În cadrul prelucrărilor descrise aici, nu luăm decizii exclusiv automate și nu realizăm profilare care să producă efecte juridice sau efecte similare semnificative.

10. Actualizări

Data reviziei curente este afișată la începutul paginii. Orice schimbare substanțială a prelucrării impune actualizarea acestei informări înainte ca schimbarea să fie activată.