SAGA + Power BI: când nu ai nevoie de un ERP nou ca să vezi mai bine datele financiare

Uneori, un proiect IT începe nu cu o problemă tehnică, ci cu o întrebare foarte bună venită din partea cuiva care lucrează zilnic cu datele. În cazul nostru, întrebarea a venit de la noul director financiar al unuia dintre clienții HAVOC IT.

În companiile în care lucrase anterior, acesta folosise sisteme ERP care îi permiteau să ducă datele financiare în Power BI și să construiască rapoarte mult mai ușor de urmărit decât cele disponibile direct în aplicațiile operaționale. La noul loc de muncă situația era diferită: contabilitatea era ținută în SAGA, iar compania nu avea un ERP din care Power BI să poată consuma datele printr-un flux deja pregătit pentru analiză.

Prima variantă evidentă ar fi fost implementarea unui ERP. Doar că un ERP înseamnă costuri, migrare, schimbarea unor procese interne, instruirea oamenilor și luni de muncă. Iar dacă problema pe care încerci să o rezolvi este, pentru moment, vizibilitatea asupra datelor financiare, întrebarea firească devine alta: putem folosi mai bine sistemul pe care compania îl are deja?

Ideea nu a fost a noastră

Creditul pentru direcția tehnică inițială îi aparține directorului financiar.

După ce a analizat problema, el a identificat Firebird ca posibilă cale prin care datele SAGA ar putea fi accesate de Power BI. Noi am preluat ideea de acolo și am început să vedem dacă poate fi transformată într-o soluție care să funcționeze fără să pună în pericol baza contabilă.

Este o distincție pe care vrem să o facem clar. În IT nu trebuie să fii întotdeauna persoana care are prima idee. Uneori valoarea constă în a lua o idee bună, a verifica dacă este corectă și a o transforma într-o implementare pe care te poți baza.

Și, în cazul acesta, ideea s-a dovedit suficient de interesantă încât să construim un proiect pilot în jurul ei.

Ce am găsit în spatele SAGA

SAGA folosește baze de date Firebird. Asta schimbă puțin perspectiva asupra problemei.

Power BI nu trebuie să „citească SAGA” în sensul clasic. Trebuie să poată comunica în siguranță cu baza Firebird în care se află datele necesare raportării.

De aici începe însă partea în care o idee simplă devine o problemă reală de infrastructură. Nu vrem ca Power BI să primească acces administrativ la baza de date. Nu vrem să deschidă direct fișierele .FDB. Nu vrem ca o interogare pentru un dashboard să poată modifica accidental date contabile și, cu atât mai puțin, să afecteze utilizatorii care lucrează în SAGA.

Prin urmare, arhitectura proiectului pilot a fost construită cu separarea acestor responsabilități.

Power BI se conectează la Firebird prin ODBC. Pentru raportare este folosit un utilizator separat, cu drepturi exclusiv de citire asupra obiectelor de care avem nevoie. Conexiunea se face prin serviciul Firebird, nu prin copierea sau deschiderea directă a fișierului bazei de date.

Pare un detaliu tehnic, dar este de fapt una dintre cele mai importante reguli ale proiectului: raportarea trebuie să consume datele, nu să devină încă o aplicație care le poate modifica.

De la un server vechi la o platformă pe care putem construi

Proiectul a venit și într-un moment potrivit pentru infrastructura clientului.

Instalarea existentă SAGA și Firebird se afla pe un Windows Server 2012, iar noi aveam oricum în plan mutarea aplicației pe infrastructură nouă. Am folosit această ocazie pentru a trata migrarea și integrarea Power BI ca două probleme separate, chiar dacă fac parte din același proiect.

SAGA și bazele Firebird sunt mutate controlat pe noul server, cu backup, restaurare de probă, verificarea bazelor și posibilitatea de rollback. Abia după ce partea contabilă este stabilă introducem componenta de raportare.

Este genul de separare care poate părea excesivă când citești un plan tehnic, dar care devine foarte importantă când lucrezi cu contabilitatea unei firme. Dacă un dashboard nu funcționează într-o dimineață, îl repari. Dacă ai corupt baza contabilă încercând să construiești dashboardul, ai o problemă cu totul diferită.

Power BI intră în ecuație

Pe stația folosită pentru proiectul pilot avem Power BI Desktop, driverul Firebird ODBC pe 64 de biți și clientul Firebird necesar conexiunii.

Power BI lucrează momentan în Import Mode. Datele sunt citite prin ODBC, iar accesul bazei de date este limitat la operațiile SELECT necesare raportării. Nu folosim contul administrativ Firebird pentru Power BI și nu acordăm drepturi de INSERT, UPDATE sau DELETE.

Mai există apoi o problemă care nu mai ține doar de IT: trebuie înțeles ce înseamnă efectiv datele din tabele.

Poți avea acces la o bază de date și totuși să nu ai încă un raport financiar bun. Trebuie identificate tabelele potrivite, relațiile dintre documente, perioadele, anulările, corecțiile și regulile contabile după care trebuie calculate indicatorii. Aici colaborarea cu directorul financiar devine la fel de importantă precum partea tehnică.

Noi putem spune cum ajung datele în Power BI. El trebuie să confirme dacă ceea ce Power BI afișează reprezintă financiar ceea ce crede compania că reprezintă.

Deocamdată este un proiect pilot

Nu vrem să prezentăm proiectul ca pe o soluție terminată, pentru că încă nu este.

În momentul în care scriem acest jurnal avem o mașină dedicată proiectului pilot, iar directorul financiar testează modul în care datele pot fi folosite în Power BI și ce rapoarte pot fi construite peste ele. Feedbackul de până acum este foarte bun, iar soluția pare promițătoare.

Urmează partea cea mai importantă: validarea.

Indicatorii calculați în Power BI trebuie comparați cu valorile din SAGA. Trebuie urmărit impactul refreshurilor asupra serverului, trebuie stabilite interogările care merită păstrate și trebuie văzut dacă această abordare rămâne suficient de simplă și de robustă pentru utilizare zilnică.

Dacă răspunsul rămâne pozitiv, atunci compania va obține exact ceea ce căuta inițial: o vizibilitate financiară mai bună, fără să fie obligată să implementeze un ERP doar pentru a putea folosi Power BI.

De ce scriem despre asta

Directorul financiar ne-a spus un lucru care ne-a făcut să transformăm intervenția într-un articol pentru Jurnalul IT.

Înainte să propună soluția, căutase pe internet informații despre o integrare între SAGA și Power BI și nu găsise prea multe exemple utile despre cum ar putea fi făcută în practică.

Nu putem spune că nimeni nu a mai realizat o asemenea integrare. Ar fi foarte greu de demonstrat și, sincer, nici nu acesta este lucrul interesant.

Interesant este că probabil există multe firme din România aflate într-o situație asemănătoare: folosesc SAGA, au ani de date contabile în sistem, iar oamenii din management ar vrea să le poată analiza în Power BI fără să schimbe întreaga infrastructură software a companiei.

De aceea am decis să documentăm proiectul.

Nu ca pe o rețetă universală și nici ca pe o alternativă la orice ERP. Un ERP rezolvă mult mai multe probleme decât raportarea financiară și există companii pentru care implementarea unuia este absolut justificată.

Dar există și situații în care întrebarea corectă nu este „ce software nou cumpărăm?”, ci „putem obține ceea ce avem nevoie folosind mai inteligent datele pe care deja le avem?”

În proiectul acesta, răspunsul pare, până acum, să fie da.

Vom reveni în Jurnalul IT după ce proiectul pilot trece de etapa de validare și vom documenta inclusiv ce a funcționat, ce nu a funcționat și cât de utilă s-a dovedit în practică integrarea dintre SAGA, Firebird și Power BI.